Online boekhoudpakket

Doe jezelf eens een plezier en digitaliseer die boekhouding!

Online boekhoudpakket - Leesduur 7 minuten
19 maart 2018 - door Machiel van Ginderen

Ken jij een ondernemer, mkb’er of zzp’er die nog geen gebruik maakt van een laptop of smartphone? Of geen gebruik maakt van het internet? Wij in ieder geval niet. En daarom durven we wel te stellen dat alle bedrijven en zpp’ers in Nederland in meer of mindere mate met digitalisering te maken hebben. Echter, niet iedereen haalt maximaal rendement uit digitalisering. En voor sommigen zijn de frustratie of last die worden ervaren door digitalisering wellicht groter dan de voordelen. Dat is natuurlijk niet de bedoeling, en daar willen we je nou graag bij helpen.

Ieder bedrijf is verplicht in welke vorm dan ook een administratie bij te houden. Dit is bijvoorbeeld nodig om je belastingaangifte goed te kunnen doen. Laten we daarom eens kijken hoe digitalisering jou kan helpen de boekhouding beter op orde te brengen. Maar eerst, wat zijn nou voor jou de voordelen als je je boekhouding gaat digitaliseren?

Welke voordelen biedt digitalisering van je boekhouding

Allereerst, wij vinden het heel belangrijk dat de boekhouding van elke zzp’er en ondernemer goed op orde en bijgewerkt is. Maar tegelijkertijd mag de administratie ook niet te veel tijd en geld kosten. Ook vinden wij dat de gegevens van je boekhouding niet zomaar op straat mogen komen te liggen. Beveiliging is dus een belangrijk thema. En tenslotte moet de administratie gemakkelijk toegankelijk en beschikbaar zijn.

En dit zijn nu ook precies de voordelen die digitalisering van je administratie voor je bieden. Dus nog even op een rijtje. De voordelen van digitalisering van je boekhouding zijn:

  • Je hebt je administratie altijd op orde en bijgewerkt;
  • De kosten van je administratie zijn laag;
  • Het bijhouden van je administratie kost weinig tijd;
  • Alleen jij of daartoe geautoriseerden hebben toegang tot jouw gegevens;
  • Jij hebt je administratie altijd en overal bij de hand.

Wij denken dat er voor bijna alle ondernemers en zzp’ers nog winst te behalen valt door de boekhouding beter te automatiseren en digitaliseren. Op basis van een casus lichten wij dit verder toe in de rest van deze blog. Doe er je voordeel mee!

Laat je bij ons adviseren hoe digitalisering van jouw boekhouding je verder gaat helpen.

* Optioneel invullen

Kan ik als zzp’er mijn boekhouding zelf doen?

De casus is als volgt: dagelijks komen wij zzp’ers tegen die hun boekhouding inclusief aangifte door hun boekhouder of accountant laten doen. Het enige wat deze zzp’ers zelf doen, is de bonnetjes aanleveren aan de boekhouder en de verkoopfacturen sturen. De boekhouder doet dan rest. Denk hierbij onder andere aan het inboeken van de bonnetjes, de aangifte van de btw en het maken van de resultatenrekening.

We weten niet precies hoe groot het aantal zzp’ers is dat op deze manier te werk gaat. Wij vermoeden echter dat dit wel een hele grote groep mensen is. Wij krijgen namelijk vaak de vraag van zzp’ers of er geen goedkopere manier is om de boekhouding te doen? Een boekhouder kost immers nogal wat. En de vervolgvraag is dan vaak of ze wel zelf hun boekhouding kunnen doen? Is dit niet te ingewikkeld? En juist voor deze casus en deze grote groep mensen lichten we toe hoe digitalisering van je boekhouding kan helpen.

Je administratie altijd op orde en bijgewerkt

Als ondernemer wil je altijd actueel inzicht hebben in je administratie. Je wilt weten waar je financieel staat en of je actie moet ondernemen. Zo wil je bijvoorbeeld weten dat je facturen op tijd betaald zijn, hoeveel geld je opzij moet zetten om je belasting te betalen en dat je voldoende winst maakt. Dit kan alleen maar als je boekhouding altijd bijgewerkt is.

Om te zorgen dat je administratie up-to-date is, moet je zo snel mogelijk je financiële transacties of boekingen verwerken. Als je je accountant de bonnetjes in laat boeken, dan gaat hier meestal wel een tijdje overheen. Wat je beter kan doen is met behulp van boekhoudsoftware de bonnetjes scannen met je smartphone, en deze direct zelf via je mobiel inboeken. In de praktijk is dit een simpele handeling waar je nauwelijks boekhoudkennis voor nodig hebt.

Een andere vorm om zo snel mogelijk je administratie bij te werken, is via een automatische bankkoppeling met je boekhoudpakket. De betalingen die binnenkomen op je bankrekening worden dan automatisch gematched met de openstaande facturen. Je hebt dan altijd een actueel overzicht van je onbetaalde facturen.

Je boekhouder de financiële transactie laten doen, of alles zelf in Excel doen, zal in de meeste gevallen tot een vertraging leiden.

Lagere kosten om je boekhouding te doen

Hoe meer je je boekhouder of accountant laat doen, hoe meer het je zal kosten. Wil je de kosten van je boekhouding zo laag mogelijk houden, zorg er dan voor dat je zoveel mogelijk zelf doet. Natuurlijk is dat niet altijd mogelijk. Zo is het niet onverstandig om minimaal één keer per jaar met de accountant een gesprek te hebben over je financiële situatie en je onderneming. En kan je je accountant vragen om een jaarverslag op te laten stellen, of bij de aangifte van de inkomstenbelasting te ondersteunen. Ook bij meer complexere situaties of moeilijke financiële transacties is het verstandig om je boekhouder te raadplegen. Zorg daarom zeker voor een goeie accountant of boekhouder aan je zijde.

Wil je de kosten van je boekhouding zo laag mogelijk houden, zorg er dan voor dat je zoveel mogelijk zelf doet.

Hoe je zorgt dat je administratie weinig tijd kost

Hoe meer je zelf doet aan de boekhouding, hoe minder geld het kost. Dat is misschien waar, maar het kost je dan toch ook meer tijd?

Dat is nog maar de vraag. Tegenwoordig zijn er vele boekhoudprogramma’s die je een hoop tijd besparen. Dit komt omdat deze software vele handelingen voor je automatiseert. Als je bijvoorbeeld een verkoopfactuur verstuurt via je boekhoudpakket, dan wordt automatisch een financiële boeking hiervan gemaakt. Ook houdt de software dan automatisch bij dat je nog een betaling voor deze factuur moet ontvangen. Dit gebeurt allemaal automatisch. En zo zijn er nog legio voorbeelden te bedenken hoe goede boekhoudsoftware je zeeën van tijd bespaart.

En verder, een groot deel van je tijd wordt opgeslokt door controle-activiteiten. Je moet bijvoorbeeld zelf controleren dat de factuur klopt. En dat je al je uren wel factureert, en niks vergeet. Dit moet je doen als je zelf je boekhouding doet, maar ook als de boekhouder dit voor jou doet.

Kortom, door handig gebruik te maken van de automatisering van je boekhouding in je boekhoudpakket kan je pas echt tijd besparen.

De beveiliging van mijn administratie en gegevens

Voor veel zzp’ers en mkb’ers is de beveiliging van hun administratiegegevens heel belangrijk. Je wilt immers niet dat derden ongewenst toegang krijgen tot jouw gegevens. Tegenwoordig is beveiliging daarom één van de belangrijkste thema’s op het gebied van digitalisering. En gelukkig zijn de beveiligingsmaatregelen die tegenwoordig beschikbaar zijn zeer uitgebreid. Als je de juiste beveiligingsmaatregelen treft, is het vele malen makkelijker om een papieren administratie te ontvreemden, dan toegang te krijgen tot je digitale gegevens. Digitalisering helpt de ondernemer daarom bij de beveiliging van de administratiegegevens.

Het is twijfelachtig om te stellen dat het veiliger is om je administratie op je eigen laptop te hebben dan in de cloud.

Vooral als je gebruikt maakt van online boekhoudsoftware, dan is de kans groot dat door de leverancier uitgebreide beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Goede leveranciers van boekhoudpakketten hebben hiervoor vaak een keurmerk verkregen van een onafhankelijke partij. Dit keurmerk waarborgt de betrouwbaarheid van de beveiliging van jouw administratiegegevens. Het treffen van de beveiligingsmaatregelen en de keuring hiervan gebeurt door professionals. Vanuit dit perspectief bekeken, is het dan ook twijfelachtig om te stellen dat het veiliger is om je administratie op je eigen laptop te hebben dan in de cloud.

Mijn boekhouding altijd en overal bij de hand

En tenslotte, je wilt eigenlijk altijd en overal je administratie bij de hand hebben. In eerste instantie natuurlijk om overzicht te hebben, maar daarnaast ook om snel een simpele boeking te kunnen uitvoeren of een factuur te versturen. En dit kan met behulp van digitalisering. Met name het gebruik van de smartphone is sterk in opkomst. Er zijn veel boekhoudpakketten met een zogenaamde app, waarin je je boekhouding direct kan raadplegen en vaak ook bepaalde handelingen kan uitvoeren.

Maar let op! Het verschil in functionaliteit van alle apps is erg groot. In sommige apps kan je bijvoorbeeld heel gemakkelijk je uren en ritten invoeren, in andere apps weer helemaal niet. In sommige apps kan je met moeite je winst- en verliesrekening bekijken, maar in andere apps heb je uitgebreide dashboardoverzichten.

Let daarom goed op bij de keuze van een nieuw boekhoudprogramma, want de verschillen zijn groot. Laat je daarom goed adviseren alvorens je een keuze maakt voor een nieuw boekhoudpakket.

Wil je een reactie geven op dit blog?
Dat kan natuurlijk!

Geef een reactie

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo
Bio

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.

Heb je nog
vragen over jouw advies?

Geef een reactie