Facturatie en betalingen

Elektronisch factureren voor dummies

Facturatie en betalingen - Leesduur 4 minuten
16 augustus 2017 - door Machiel van Ginderen

De papieren factuur wordt nog steeds veel gebruikt. Het is een tastbaar document dat persoonlijk te overhandigen is. Met name bij verkoop aan particulieren is de papieren factuur nog altijd de meest voorkomende methode. Bij B2B is de digitalisering door elektronisch factureren de laatste jaren in hoog tempo toegenomen. Toch zijn er nog steeds ondernemingen die met enveloppen en postzegels hun facturen op de bus doen. Dat is goed voor de postbezorger, maar minder goed voor jouw financiële administratie. Elektronische facturering biedt veel voordelen ten opzichte van de oude methode en de overstap is zeer eenvoudig met de juiste boekhoudsoftware.

5 Voordelen van elektronisch factureren

Laten we als eerste vijf voor de hand liggende voordelen van elektronisch factureren op een rijtje zetten die van toepassing zijn op de meeste zakelijke facturen:

  1. Een elektronische factuur kan direct worden ingelezen en verwerkt in de financiële administratie. Hierdoor worden betalingen sneller overgemaakt.
  2. Elektronische facturen kunnen direct worden verzonden, er is geen vertraging meer via de post.
  3. De kans dat een factuur niet aankomt is vele malen kleiner.
  4. Herhaalfacturen en facturen naar vaste klanten kunnen ingepland worden op tijd en datum.
  5. Met elektronische facturen kunnen behoorlijk wat kosten worden bespaard.

Afhankelijk van de hoeveelheid facturen die je verstuurt, zijn er veel voordelen van elektronisch te factureren te bedenken. Ontdek daarom wat de voordelen voor jou zijn.

Verschillende soorten elektronische facturen

Niet elke digitale factuur is gelijk. Er zijn verschillende soorten elektronische facturen die in verschillende formaten voorkomen. Dit zijn de drie meest voorkomende typen digitale facturen:

  1. Een document als DOC of PDF die kan worden weergegeven op een beeldscherm en worden uitgeprint, maar geen informatie bevat die automatisch door boekhoudsoftware ingelezen kan worden.
  2. Een XML-bestand met digitale informatie die direct kan worden ingelezen door boekhoudsoftware.
  3. Een combinatie van PDF en XML die met een UBL-indeling als bijlage in een e-mail direct ingelezen kan worden in de financiële administratie.

Elke manier van elektronisch factureren heeft zo zijn eigen voor- en nadelen. Elektronisch factureren door het versturen van de facturen per e-mail als PDF-bijlage is de meest voorkomende en eenvoudige manier. Echter, het gebruik van een UBL-indeling voor elektronische facturatie biedt de mogelijkheid om automatisch facturen in te lezen en te boeken in je financiële administratie. UBL staat voor Universal Business Language en is een standaard indeling voor ondernemingen die ook wordt ondersteund door publieke instellingen zoals bijvoorbeeld overheidsinstanties. Wij denken dat de combinatie van UBL voor het boekhoudprogramma en een PDF kopie voor eenvoudig nalezen de meest effectieve methode is.

Elektronische facturen verwerken in online boekhoudsoftware

Elektronisch factureren wordt door steeds meer boekhoudpakketten ondersteund. Door gebruik te maken van de mogelijkheden van online boekhoudsoftware kunnen veel standaard handelingen rondom facturatie worden geautomatiseerd. Steeds meer ondernemers en bedrijven maken daarom ook gebruik van de mogelijkheden van elektronisch factureren. Zo worden kosten bespaard en komt er tijd vrij voor personeel om andere taken te verrichten.

Laat je door ons adviseren welke mogelijkheden elektronisch factureren voor jouw onderneming kan bieden. Wij helpen je graag verder.

* Optioneel invullen

Kijk ook eens of de volgende mogelijkheden die onderdeel uitmaken van elektronisch factureren jou kunnen helpen:

  • Koppelen van standaard factuurinformatie aan contacten, afnemers en leveranciers.
  • Inkomende elektronische factureren automatisch inboeken en verwerken.
  • Inkomende PDF facturen via OCROCR staat voor “Optical Character Recognition” en wordt gebruikt om uit een afbeelding van tekst door middel van patroonherkenning alle tekens te filteren en digitaliseren. tekstherkenning converteren naar standaard factuurinformatie.
  • Plannen van uitgaande factureren en betaling van inkomende factureren.
  • Digitale factuur voorzien van een online betaal-link voor snellere betaling.
  • Delen van de online boekhouding met de (online) accountant.

Werk met standaarden voor elektronisch factureren

Naast de voordelen van elektronisch factureren is het overigens ook nog zo dat het kabinet met het bedrijfsleven heeft afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. Kies daarom zoveel mogelijk voor elektronische facturen, die voldoen aan de huidige standaarden zoals die geaccepteerd worden door openbare instanties zoals bijvoorbeeld de Overheid en Belastingdienst. Die zijn gelijkgesteld aan de Europese wetgeving, daarmee zijn e-facturen ook in het buitenland te gebruiken. Denk hierbij aan standaard velden als Bedrijfsnaam, Adresgegevens, BTW-splitsing en KvK-vermelding. De software kan op deze wijze inkomende en uitgaande facturen direct op de juiste plek indelen. Een digitale administratie maakt zoeken en kruisverwijzingen ook veel eenvoudiger. Bijvoorbeeld een uitgaande factuur voor een dienst die terug te vinden is bij de debiteuren, bij de klant en bij de afdeling waar de dienst is uitgevoerd.

Elektronische facturen werken gewoon beter

Hoe groter de onderneming hoe lager vaak de bereidheid is om over te schakelen naar een andere manier van factureren, namelijk digitaal. Toch zijn het juist de grotere bedrijven die het meeste baat hebben bij een zo hoog mogelijke mate van automatisering van de boekhouding. Als je zaken doet met ondernemers “van de oude stempel” die bij wijze van spreke nog een postduif gebruiken durf ze daar op subtiele wijze op aan te spreken en biedt ze vervolgens een oplossing of verwijs ze naar verdere informatie zoals dit artikel. Ze zullen je dankbaar zijn en het komt je eigen administratie ook ten goede.

Wil je een reactie geven op dit blog?
Dat kan natuurlijk!

Geef een reactie

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo
Bio

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.