Boekhouden

Online boekhouden: Wat is SaaS? En waarom zou je het willen?

Boekhouden - Leesduur 5 minuten
21 september 2017 - door Machiel van Ginderen

Als het gaat over online boekhouden, dan heb je ook vast de term SaaS horen vallen. Maar wat is SaaS nu precies? En waarom zou je een SaaS oplossing willen? Wat zijn de overwegingen om te kiezen voor online boekhouden?

SaaS is de afkorting van Software as a Service. Dit betekent dat software wordt aangeboden als een online dienst. Je installeert de software dus niet meer direct op je computer. In plaats daarvan gebruik je de software direct via internet bij een SaaS-aanbieder. Andere termen die ook vaak gebruikt worden als het gaat om SaaS oplossingen zijn “Cloud Computing”“Software on Demand” en “ASP” (Application Service Provider).

De voor- en nadelen van online boekhouden

OK, en waarom zou je software niet meer zelf willen kopen en installeren op je computer? Wat is het voordeel om software online te gebruiken? En zijn er ook nadelen? Tja, het is maar hoe je het bekijkt. Wat voor de één een voordeel is, zal voor de ander een nadeel zijn. Eigenlijk kun je daarom beter spreken van overwegingen in plaats van voor- en nadelen.

Dit zijn acht belangrijke overwegingen om te kiezen voor online boekhouden.

Je hebt waarschijnlijk weinig tijd om alles over SaaS uit te zoeken. Daarom hebben wij de belangrijkste punten voor je op een rijtje gezet. Wil je weten of SaaS iets voor jouw bedrijf is? Laat het ons dan even weten. We helpen je graag.

Investeringen en kosten

Bij gebruik van SaaS hoef je als gebruiker de software en de hardware (zoals bijvoorbeeld een server) niet aan te schaffen. Je betaalt slechts voor het gebruik ervan. Het voordeel hiervan is dat je als gebruiker geen grote investeringen vooraf hoeft te doen. Je betaalt meestal een bedrag per maand voor het gebruik van de software. Dit is een kostenpost die door blijft lopen zolang je gebruik maakt van de software. Als je de software lang gebruikt, kunnen de totale kosten uiteindelijk hoger uitvallen dan wanneer je de software zelf had gekocht en op je eigen server had geïnstalleerd.

Installatie van de software

De software hoef je niet zelf te installeren, dit doet de SaaS-aanbieder. Dat scheelt een hoop werk en mogelijk ook ergernis. Bij de aanschaf van SaaS heb je direct toegang tot werkende software en kan je meteen aan de slag.

Beheer en onderhoud van de software

Het beheer en het onderhoud, zoals de installatie van nieuwe software versies en updates, zijn volledig uitbesteed. Zo bevrijd je jezelf van ingewikkelde software en hardware problemen. Je hebt geen kennis nodig om alles te laten functioneren, want daarvoor zorgt de SaaS-provider. Voor eventuele specifieke aanpassingen in bijvoorbeeld de configuratie-instellingen van de hardware ben je wel op de leverancier aangewezen. Mocht je op dat vlak hele specifieke wensen hebben, dan kan dit lastiger te realiseren zijn als je gebruik maakt van een SaaS-oplossing.

Continuïteit

Bij SaaS staat alle programmatuur, informatie en data opgeslagen op meerdere servers in de cloud. Mocht bijvoorbeeld je laptop gestolen worden of kapot gaan, dan heb je bij aanschaf van een nieuwe computer vaak direct weer toegang tot de software en gegevens.

Toegang en beschikbaarheid van de software en gegevens

Je hebt altijd en overal toegang tot de software mits je maar een internet verbinding hebt. Het is natuurlijk altijd mogelijk dat de stroom uitvalt of dat internet niet werkt. Ook kan de software niet beschikbaar zijn doordat de leverancier onderhoudswerkzaamheden uitvoert. Mocht je gebruik willen maken van de online boekhoudsoftware als er onderhoudswerkzaamheden plaatsvinden, dan schuilt er in het gebruik van SaaS een risico.

Capaciteit en performance

Door het gebruik van SaaS is je applicatie gemakkelijk schaalbaar. Als je bedrijf groeit, kan je SaaS-leverancier gemakkelijk de capaciteit vergroten. Ook kan de performance vaak gemakkelijk verhoogd worden. Andersom is dit ook mogelijk als er sprake is van krimp. Kortom, een SaaS-oplossing biedt flexibiliteit voor je bedrijf. En dat is precies wat je wilt.

Beveiliging van gegevens

De beveiliging van data via internet is een punt om bij stil te staan. Zeker als het gaat om het versturen en bewerken van gevoelige informatie en de privacy van gebruikers. Op een eigen server heb je de beveiliging van je data zelf in de hand. Echter, de meeste ondernemers zijn geen expert in beveiliging waardoor je vaak beter af bent met de beveiligingsmaatregelen die door de provider worden getroffen. Vaak hebben leveranciers van online diensten ook een certificaat of keurmerk wat de kwaliteit van de beveiligingsmaatregelen waarborgt. Informeer daarom goed naar de beveiligingsmaatregelen die door de leverancier zijn getroffen.

Wet- en regelgeving

De data staat bij SaaS-providers meestal op meerdere servers en locaties. Dit is handig met betrekking tot de beschikbaarheid en stabiliteit, maar het is hierdoor minder duidelijk waar de gegevens zich bevinden. Dit is echter wel belangrijk om te weten! Er geldt immers Europese regelgeving met betrekking tot de opslag en uitwisseling van persoonsgegevens met landen buiten Europa. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan deze eisen. Als jouw data binnen de SaaS-oplossing persoonsgegevens bevat en deze data buiten Europa wordt opgeslagen en/of verwerkt krijg je hiermee te maken.

Verdiep je goed in privacybescherming, informatiebeveiliging en waar de gegevens worden opgeslagen wanneer je een contract aangaat met een SaaS-provider.

Overstappen

Als laatste overweging is het belangrijk om vooraf rekening te houden hoe de leverancier van de online software omgaat met jouw gegevens en data als je besluit te stoppen of wilt overstappen naar een andere software oplossing. Krijg je dan alle gegevens aangeleverd? Of blijven de gegevens voor een langere periode nog gewoon beschikbaar voor jou? Maak daarom van tevoren hierover goede afspraken met de leverancier. Want voor je het weet, heb je geen beschikking meer over jouw eigen data.

Mooi! Je weet nu dat SaaS voor Software as a Service staat, en dat de software wordt aangeboden als een online dienst. Ook heb je een goed beeld welke overwegingen je moet maken om voor SaaS te kiezen en welke mogelijkheden dit voor jouw onderneming biedt. Kies jij ervoor om gebruik te maken van SaaS?

Mis je een nog een belangrijke overweging in dit artikel? Laat het ons weten en schrijf een reactie.

Wil je een reactie geven op dit blog?
Dat kan natuurlijk!

Geef een reactie

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo
Bio

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.

Heb je nog
vragen over jouw advies?

Geef een reactie