Software selectie

Stop met boekhouden, ga ondernemen

Software selectie - Leesduur 6 minuten
19 februari 2017 - door Machiel van Ginderen

Als ZZP’er heb je veel vrijheid maar je neemt ook veel verantwoordelijkheden op je schouders. Het is steeds opnieuw een uitdaging om je tijd in te delen en de prioriteiten van jouw ondernemerschap te bepalen. Als je druk bezig bent met opdrachten uitvoeren voor klanten wordt de boekhouding vaak uitgesteld tot je weer een momentje hebt in de avonduren. Toch is het bijhouden van de administratie van groot belang, ook voor jou als zelfstandig ondernemer.

Maar gelukkig kun je veel administratieve processen automatiseren waardoor je niet veel tijd hoeft te besteden aan de boekhouding, en de focus kunt richten op jouw klanten. Bij de keuze voor de beste boekhoudsoftware voor ZZP’ers zijn er een aantal zaken om rekening mee te houden. Als je de juiste keuze maakt kun je veel tijd én kosten besparen.

Zorg dat je je administratie zo gemakkelijk mogelijk maakt voor jezelf. Je bespaart hiermee veel tijd én kosten. Kies daarom voor de beste boekhoudsoftware en laat je daarbij gratis ondersteunen door Origoo.

Boekhouding oude stijl

Als je begint met ondernemen en je eerste facturen uitschrijft zijn de programma’s van Windows Office, Google Apps en Apple Numbers voor de meeste ZZP’ers het uitgangspunt. Je stelt bijvoorbeeld je facturen op in Word en houdt inkomsten en uitgaven netjes bij in een Excel sheet. Wat wil je nog meer?

De problemen ontstaan als je het leven voor jezelf gemakkelijker wilt maken. Want hoe ga je zo eenvoudig mogelijk van offerte naar orderbevestiging? En van orderbevestiging naar factuur? Op welke manier houdt je zo goed mogelijk bij welke klant op tijd heeft betaald? Hoe ga je de inkomsten en uitgaven verwerken voor de BTW-aangifte en de jaaropgaaf? En hoe zit het met de afschrijving van je laptop en de boeking hiervan in jouw administratie? Als je dit niet goed automatiseert loop je al snel achter de feiten aan. Je bent dan veel tijd kwijt en loopt het risico op onnodige kosten of derving van opbrengsten.

Maar geen paniek! Een goed boekhoudpakket dat past bij jouw wensen kan een prima oplossing zijn. Er zijn alléén in Nederland al tientallen goede boekhoudpakketten die je hierbij kunnen helpen.

Automatiseer je boekhouding

Door verschillende aspecten van de financiële administratie te automatiseren en koppelen kun je efficiënter werken, fouten voorkomen en tijd plus geld besparen. Laten we eens naar het volgende praktijkvoorbeeld kijken, waarin we je laten zien hoe vele administratieve activiteiten geautomatiseerd kunnen worden.

Een zelfstandig ondernemer stelt een offerte op voor een potentiële klant. Er wordt automatisch een record aangemaakt in het boekhoudsysteem waarin alle correspondentie wordt opgeslagen waaronder documenten en mails. De offerte wordt online goedgekeurd en automatisch omgezet naar een orderbevestiging. Omdat er behoorlijk wat materiaal moet worden ingekocht wordt er een tussentijdse factuur aan de klant verzonden zodat je eerder je geld krijgt. De bonnetjes voor inkoop van materiaal van de leveranciers staan op papier. Die worden direct met je smartphone ingescand en verstuurd naar het boekhoudpakket. Deze techniek heet OCR-tracing en zorgt ervoor dat bonnetjes automatisch als PDF en tekst in het boekhoudpakket worden opgeslagen. De opdracht wordt afgerond en de elektronische factuur wordt verzonden. De verschillende BTW-tarieven op de facturen worden netjes doorberekend. Als de overeengekomen betalingsperiode van 30 dagen is verstreken genereert het boekhoudprogramma automatisch een herinnering die per mail naar de klant wordt gestuurd. Uiteindelijk komt via elektronisch bankieren de betaling binnen en wordt deze automatisch afgeboekt tegenover de openstaande factuur. Bij afsluiting van de boekingsperiode wordt alle informatie online doorgezet naar de accountant, die vervolgens de belastingaangifte en jaaropgave zal verzorgen.

Dit is een praktijkvoorbeeld waarbij een groot aantal administratieve processen zijn geautomatiseerd. Hoe wil jij dat je administratie geautomatiseerd wordt?

Bij Origoo denken we graag mee hoe we jouw administratie zo simpel en gemakkelijk mogelijk voor je kunnen opzetten. Ontdek hoe wij je kunnen helpen.

Administratie in de Cloud

Als je werkt met een goed boekhoudpakket kun je veel administratieve activiteiten sneller en gemakkelijker uitvoeren. Daarnaast kan je veel tijd besparen als je gebruik maakt van online boekhoudsoftware. In dat geval loopt alles over het internet in de cloud via een gespecialiseerde dienstverlener. Wat zijn de voornaamste voordelen van online boekhouden?

  • Jouw administratie is overal ter wereld via elke computer of mobiel apparaat beschikbaar.
  • Automatisch worden back-ups gemaakt van al jouw financiële gegevens.
  • De nieuwste updates van de boekhoudsoftware zijn direct voor jou beschikbaar.
  • Je kunt jouw administratie direct delen met een boekhouder of accountant via internet.
  • Je kunt additionele online diensten en systemen “inpluggen” zoals een kassasysteem of een CRM-pakket.
  • De beveiliging is meestal goed geregeld van boekhoudpakketten die beschikbaar zijn in de cloud.
  • Er kan online beter support gegeven worden door softwareleveranciers indien je vragen hebt of als problemen ontstaan.

Overigens is een bijkomend voordeel van online boekhoudsoftware meestal dat je een klein bedrag betaald per maand. Voor een boekhoudpakket dat je op jouw computer (offline) installeert betaal je vaak eenmalig een groter bedrag vooruit. Je investering voor online boekhoudsoftware is in dat geval de eerste tijd lager dan voor offline boekhoudsoftware. Zeker voor startende ondernemers is dit een groot voordeel, omdat je je initiële kosten laag wilt houden.

Is een boekhouder overbodig geworden?

Met de mogelijkheden die huidige boekhoudsoftware biedt, is het met een beetje hulp voor iedere ondernemer mogelijk om eenvoudig, snel en tegen lage kosten zelf de administratie te doen. Natuurlijk kan je de administratie ook uitbesteden aan een boekhouder, maar het hoeft zeker niet. Overigens is het zo dat mensen vaak een boekhouder verwarren met een accountant. Dit zijn andere beroepen met andere verantwoordelijkheden. Een online boekhoudpakket kan de meeste taken van een boekhouder inderdaad vervangen. Het rekenwerk, het opstellen van inkomsten en uitgaven, de BTW-aangifte berekenen, dit zijn allemaal zaken die je kunt automatiseren. De accountant neemt echter de boekhouding als uitgangspunt om voor jou de jaaropgaaf zo goed en gunstig mogelijk op te stellen. Daarom, hoe beter de administratie in elkaar steekt, hoe efficiënter en goedkoper een accountant jouw jaaropgave kan opstellen. Boekhouders kunnen door de juiste software worden vervangen, accountants maar ook belastingadviseurs niet.

Kies het beste boekhoudpakket

Om zoveel mogelijk tijd te kunnen besteden aan je klant, doe je er verstandig aan je administratie slim en gemakkelijk in te richten. Ga daarom op zoek naar de beste boekhoudsoftware die dit voor jouw bedrijf mogelijk maakt.

Doe de online survey om te bepalen wat jouw wensen en eisen zijn aan boekhoudsoftware.

En omdat iedere ondernemer zijn eigen wensen en behoeftes heeft, bestaat er niet zoiets als het beste pakket. Ontdek daarom via onze online survey wat jouw verwachtingen en voorkeuren zijn en kies dan een pakket dat het beste bij je past. Je zal zien dat de tijd die je investeert in het kiezen van het beste boekhoudprogramma zich dubbel en dwars uitbetaalt.

Blijf daarom niet steken in Excel en Word. Stop met boekhouden, ga ondernemen!

Wil je een reactie geven op dit blog?
Dat kan natuurlijk!

Geef een reactie

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo
Bio

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.