Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

  • Gratis advies
  • Binnen 1 werkdag
  • Kost je 5 min.
Start adviestool

Wat is een audit trail?

Als ondernemer wordt er van je verwacht dat je alle financiële transacties netjes documenteert. En dat je precies kan terugvinden wie en wanneer welke boeking heeft ingevoerd. Een gestructureerd proces van vastlegging is daarom onontbeerlijk om een duidelijk overzicht van je financiële situatie te hebben. Een belangrijk onderdeel van dit proces is de audit trail. Maar wat is een audit trail nu precies? En wat is het belang ervan?

Audit trail betekenis

Via een audit trail kunnen zowel interne als externe partijen de totstandkoming en de financiële transactie zelf volledig controleren. Zoals zo vaak definieert de term eigenlijk al de betekenis. “Audit” staat namelijk voor controle en “trail” staat voor spoor. Waarom zou je het moeilijk maken als het ook makkelijk kan?

Het belang van een audit trail

Een audit trail is een cruciaal onderdeel binnen fraudedetectie en fraudepreventie. Een gestructureerde wijze van documenteren van elke betaling, elke factuur en elke levering bevestigt de legitimiteit van elke transactie. Een audit trail helpt op deze manier niet alleen om fraude vast te stellen, maar minstens even belangrijk om fraude te voorkomen. Werknemers die weten dat hun onderneming een nauwkeurige audit trail opbouwt, zullen minder geneigd zijn om buiten de lijntjes te kleuren.

Voorbeelden van een audit trail

Bestanden en archieven met betrekking tot bijvoorbeeld het personeel en de payroll vormen een belangrijk onderdeel voor de audit trail van de salarisverwerking en personeelsadministratie. Zo verplichten overheden en andere instanties om de nodige personeelsinformatie te bewaren en op te kunnen vragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan arbeidscontracten en salarisgegevens. Het niet op orde hebben van een dergelijke audit trail kan resulteren in zware boetes. De boodschap is dus om alle gegevens van je werknemers netjes bij te houden en te bewaren. Vooral voor kleinere ondernemingen zonder echte personeelsafdeling is dit nog vaak een uitdaging.

Een ander voorbeeld van een audit trail is het bijhouden en bewaren van alle transacties binnen de financiële administratie van bedrijven. Zo wordt van alle financiële transacties bijgehouden wanneer en door wie deze in de administratie zijn ingevoerd of bewerkt. Daarnaast worden financiële transacties onderbouwd met boekstukken zoals contracten, inkooporders, urenstaten en facturen.

Controle van de audit trail

De motivatie om alles netjes bij te houden door middel van een audit trail zou beperkt kunnen zijn als er verder geen controles zouden plaatsvinden. Daarom bestaan er controles op de audit trail, ook wel audits genaamd. Hierbij kan het zowel om interne als externe audits gaan.

  • Bij interne audits vindt een controle door de onderneming zelf plaats om na te gaan of de aanwezige audit trail en aanwezige controles op adequate wijze functioneren.
  • Een externe audit kan op haar beurt bijvoorbeeld door de Belastingdienst of accountant worden uitgevoerd. Zo verwacht de Belastingdienst bijvoorbeeld dat je de fiscale bewaarplicht naleeft en dat al je belastinggegevens oproepbaar en traceerbaar zijn. Wie op het moment van de audit over een gestructureerde en complete audit trail beschikt, kan meteen bewijzen dat de onderneming de regels van het belastingstelsel naleeft. Een externe audit met een slecht resultaat of rapport kan in hoge boetes resulteren.

Andere instanties die belang hebben bij een goede vastlegging van financiële transacties in een audit trail zijn toezichthoudende instanties. Zo zijn voor financiële instellingen, waaronder banken en verzekeraars, de Autoriteit Financiële Markten en De Nederlandsche Bank geïnteresseerd.

Boekhoudsoftware en de audit trail

Hoewel de audit trail voor een deel kan bestaan uit papieren dossiers, is het tegenwoordig gebruikelijk dat audit trails digitaal worden opgebouwd. Zeker voor een digitale audit trail van je financiële transacties is het belangrijk dat je kan vertrouwen op je boekhoudsoftware. In de meeste boekhoudsoftware wordt automatisch per transactie bijgehouden wanneer en door wie de mutatie is ingevoerd. Daarbij heb je dan ook vaak direct de mogelijkheid om een boekstuk, zoals een factuur of contract, aan de transactie te koppelen. Zo wordt de audit trail vanzelf opgebouwd. Wel zo handig.

Helaas zien we nog maar al te vaak dat vooral kleinere ondernemers de financiële administratie in Excel doen. Één van de grote nadelen van Excel is dat er geen degelijke audit trail wordt opgebouwd van je financiële transacties en onderliggende boekstukken. Alleen daarom al zou je als ondernemer gebruik moeten maken van goede boekhoudsoftware.

Om je boekhoudhouding te doen is het belangrijk dat je een goed pakket kiest. De verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn groot en later overstappen is lastig.

Hulp nodig bij de keuze van een goed boekhoudprogramma?

  • Origoo geeft je gratis advies
  • Het kost je 5 minuten van je tijd
  • En binnen 1 werkdag krijg je een onafhankelijk advies met het beste pakket

Start advies


Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.