Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

    Start adviestool

    Wat is een balans?

    Omdat we het zelf niet beter zouden kunnen verwoorden, laten we Wikipedia deze keer aan het woord als definitie op de vraag ‘Wat is een balans?’ Een balans is een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een entiteit zoals een onderneming, instelling of persoon, op een bepaald moment. De entiteit kan al of niet een rechtspersoon zijn.

    Boekhouden kan niet zonder de balans zoals de balans niet zonder boekhouden kan. De balans vormt dan ook een belangrijk onderdeel voor iedereen die de ontwikkeling van de bezittingen en schulden van zijn of haar onderneming nauwlettend in de gaten wil houden.

    Beginbalans opstellen

    Aan het begin van ieder nieuw boekjaar wordt een beginbalans, ook wel openingsbalans, opgesteld en aan het einde van het jaar een eindbalans. Zo kan je de ontwikkeling van de verschillende balansposten over de jaren gemakkelijk vergelijken. Let erop dat er vele ondernemingen zijn die werken met een gebroken boekjaar. De start- en einddatum van een gebroken boekjaar wijken dan af van het kalenderjaar.

    De onderdelen van een balans

    Mogelijk dat je ooit al eerder een balans hebt opgesteld? Dan weet je vast en zeker dat er enkele standaard onderdelen bij het opmaken van een balans terugkomen. Om de beginnende ondernemer van dienst te zijn, zetten we ze even op een rijtje.

    • Activazijde van de balans (debet)
    • Passivazijde van de balans (credit)
    • Balansrekeningen

    Deze onderdelen zijn altijd standaard aanwezig en moet je zeker in acht nemen bij het opstellen van je eigen specifieke balans.

    Activa balans is debetkant

    Een balans bestaat uit twee delen. Langs de ene kant hebben we de activa. Deze wordt ook wel de pluskant of de debetzijde van de balans genoemd. De pluskant toont een overzicht van alle bezittingen van de onderneming. Dit kan gaan over de aangekochte machines of de kantoorruimtes die in jouw bezit zijn. Maar ook de openstaande schulden van debiteuren die je nog tegoed hebt zijn onderdeel van de activa.

    De debetzijde wordt in de meeste gevallen verder onderverdeeld in zogenaamde vaste en vlottende activa. Vaste activa zijn bezittingen zoals kantoorruimtes, transportmiddelen en machines die een vermogen nodig hebben dat voor langer dan een jaar is vastgelegd.

    Vlottende activa, ook wel vlottend kapitaal of bedrijfskapitaal genoemd, daarentegen is een term die gebruikt wordt om naar de bezittingen van een onderneming te verwijzen die voor minder dan 1 jaar ten dienste van de onderneming zullen staan. Voorbeelden hiervan zijn voorraden, vorderingen, effecten, vooruitbetaalde kosten zoals de BTW en liquide middelen.

    Passiva balans is creditkant

    Naast de pluskant op de balansrekening is er natuurlijk ook nog een minkant. Ook wel passiva of creditzijde genoemd. Terwijl de pluskant je bezittingen op een rijtje zet, bevat de minkant je schulden en je eigen vermogen. Belangrijk om te weten is dat je eigen vermogen het verschil is tussen de schulden die je hebt en je bezittingen. Het eigen vermogen kan hierdoor positief of negatief zijn. Net zoals bij de activa kunnen we ook de passiva verder onderverdelen in eigen vermogen, kort vreemd vermogen en lang vreemd vermogen:

    • Eigen vermogen: Het woord zegt het eigenlijk al; het gaat hier om wat jij in je onderneming hebt gestopt en opgebouwd. Dit is ruimer dan enkel de reserves en winst of verlies. Bij sommige bedrijfsvormen zoals een B.V. horen ook de waarde van de aandelen en agio bij het eigen vermogen.
    • Kort vreemd vermogen: Deze categorie wordt ook wel vlottende passiva genoemd. Zoals al eerder aangegeven vormen schulden vaak een belangrijk onderdeel van de minkant. De eerste vorm van schulden vallen onder de noemer ‘kort vreemd vermogen’. Het gaat hier om de schulden of betalingsverplichtingen die je hebt, welke binnen een jaar betaald moeten worden. Denk hierbij aan nog te betalen kosten zoals openstaande crediteuren, maar ook belastingen en sociale premies. Ook een eventuele rekening-courant faciliteit (zoals “rood staan”) bij de bank valt onder kort vreemd vermogen.
    • Lang vreemd vermogen: Schulden die langer dan een jaar lopen, vallen dan weer onder de categorie ‘Lang Vreemd Vermogen’.  Een hypotheek en langlopende leningen zoals kapitaal- en bedrijfsfinancieringen zijn waarschijnlijk de meest frequente voorbeelden van lang vreemd vermogen.

    Balansrekeningen

    Binnen de bovengenoemde activa- en passiva categorieën van de balans hebben we te maken met de verschillende balansrekeningen. Deze balansrekeningen worden gebruikt om de verschillende boekingen rondom schulden en bezittingen te verwerken. Hoewel de balanscategorieën behoorlijk standaard zijn, maken bedrijven vaak gebruik van verschillende balansrekeningen. Zo mag je de benamingen van de balansrekeningen zelf bepalen. En afhankelijk van onder andere de branche, de financiering, de zeggenschap, de juridische structuur en de samenstelling van de organisatie maak je gebruik van bepaalde balansrekeningen.

    Het eigen vermogen en de balans

    Het uiteindelijke doel is een balans te krijgen die op het einde van het jaar in evenwicht is. Hierbij moet het bedrag aan de linkerzijde even groot zijn als het bedrag aan de rechterzijde. Duiken er toch verschillen op dan moet er een fout in de boekhouding zijn geslopen en moet dit gecorrigeerd worden. De eindbalans is bovendien gelijk aan de beginbalans voor het daaropvolgende jaar. Nogal logisch eigenlijk, aangezien 31 december en 1 januari slechts een seconde van elkaar verwijderd zijn. Overigens worden de posten van de resultatenrekening in het nieuwe jaar weer op nul gezet. Dit gebeurt niet voor de balansrekeningen.

    De sluitpost van de balans is altijd het eigen vermogen. Alleen over het begrip “eigen vermogen” zijn al boeken te schrijven. Maar om je niet met al te veel informatie te bombarderen, houden we het hier op vermogensgebied kort. Het vermogen bestaat uit het beginsaldo, de privéstortingen en -opnames, en het resultaat uit de resultatenrekening (winst of verlies).

    Een balans voorbeeld

    Geen antwoord op de vraag ‘Wat is een balans?’ zonder een praktijkvoorbeeld. Dus daarom hebben we kort voor de fictieve onderneming Balansica B.V. een balans opgesteld.

    Zoals je wellicht zal opvallen, zijn in dit voorbeeld de activa- en passivazijde in evenwicht.

    Voorbeeld: Activazijde (debet) Balansica B.V.

    Vaste activa
    Kantoorruimte
    € 150.000
    Inventaris
    € 70.000
    Machines
    € 50.000
    Bestelwagens
    € 80.000
    Totale vaste activa
    € 350.000
    Vlottende activa
    Voorraden
    € 30.000
    Vorderingen
    € 10.000
    Vooruitbetaalde kosten
    € 5.000
    Totale vlottende activa
    € 45.000
    Totaal activa
    € 395.000

     

    Voorbeeld: Passivazijde (debet) Balansica B.V.

    Lang vreemd vermogen
    Hypotheek kantoorruimte
    € 120.000
    Langlopende lening
    € 100.000
    Totaal lang vreemd vermogen
    € 220.000
    Vlottende passiva
    Crediteuren
    € 50.000
    Rekening-courant
    € 20.000
    Totale vlottende passiva
    € 70.000
    Eigen vermogen
    Eigen vermogen
    € 75.000
    Aandelen
    € 30.000
    Totaal eigen vermogen
    € 105.000
    Totaal passiva
    € 395.000

     

    Waar moet je op letten bij het kiezen van een boekhoudpakket?

    Zo, nu hebben we je de basisbeginselen rondom de balans bijgebracht. Om de boekhouding goed te kunnen doen, heb je natuurlijk goede boekhoudsoftware nodig. En daarbij is het belangrijk dat je bij het uitkiezen van een nieuw boekhoudprogramma goed let op een aantal zaken rondom de balans.

    Niet alle boekhoudpakketten kunnen namelijk zomaar automatisch een balans voor je maken. In sommige boekhoudprogramma’s is het überhaupt niet mogelijk om een overzicht van alle bezittingen en schulden te maken. Als je dan ooit toch een balans nodig hebt, zal je je accountant of boekhouder moeten vragen een balans voor je te laten maken. Dit is duur, en kost dan weer een hoop tijd. Zo moet je bijvoorbeeld een balans kunnen overleggen als je een bedrijfslening bij een bank wilt krijgen. Ook is een balans nodig om je belastingaangifte goed te kunnen doen als je bijvoorbeeld een B.V. hebt.

    Verder zitten er behoorlijk grote verschillen in de mogelijkheden die boekhoudpakketten bieden om een balans te creëren. Deze verschillen zie je met name in het al dan niet automatisch berekenen van balansposten. Sommige pakketten kunnen namelijk heel veel posten automatisch voor je berekenen en boeken. En in andere boekhoudsoftware moet je bijvoorbeeld weer heel veel zelf berekenen en handmatig invoeren. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de mogelijkheid om automatisch afschrijvingen en de boekwaarde van activa te berekenen.

    Om je boekhoudhouding te doen is het belangrijk dat je een goed pakket kiest. De verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn groot en later overstappen is lastig.

    Hulp nodig bij de keuze van een goed boekhoudprogramma?

    • Origoo geeft je gratis advies
    • Het kost je 5 minuten van je tijd
    • En binnen 1 werkdag krijg je een onafhankelijk advies met het beste pakket

    Start advies


    Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.