Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

    Start adviestool

    Wat is een boekingsperiode?

    Een boekingsperiode is het tijdsvak of de periode van tijd waarin een boeking wordt opgenomen in de financiële administratie. Een boekingsperiode is ook gelijk aan de periode waarover de verantwoording van het financieel beleid wordt afgedragen. Een boekjaar is een voorbeeld van een boekingsperiode. Maar voor veel bedrijven geldt ook dat maanden en kwartalen vaste boekingsperioden zijn.

    Voor veel bedrijven is het openen en het sluiten van de boekingsperioden een lastig proces. Alle boekingen binnen een periode moeten immers goed zijn afgerond alvorens je een nieuwe boekingsperiode kan starten. Dit vergt nogal wat discipline en kundigheid van de mensen die werken op de afdeling Finance & Control. Gelukkig bestaat er goede boekhoudsoftware die hierbij kan ondersteunen.

    Boekingsperiode openen

    Om in een boekingsperiode te kunnen boeken moet je eerst een boekingsperiode in je financiële administratie openen. De eerste keer dat je met de administratie start is dit eenvoudig. Alle openingssaldi van de grootboekrekeningen zijn dan namelijk gelijk aan nul. Je kan dan gewoon direct beginnen.

    In het geval je reeds een boekingsperiode hebt afgerond en je de volgende boekingsperiode gaat starten, dan moet je de eindstanden van de grootboekrekeningen van de vorige boekingsperiode opnemen als beginstanden van de grootboekrekeningen in de nieuwe boekingsperiode. Op die manier zorg je dat er na het sluiten van een boekingsperiode gewoon doorgeteld wordt in een nieuwe periode.

    Voorbeeld: Je hebt het tweede kwartaal van het boekjaar zojuist afgesloten en je wilt nieuwe boekingen gaan invoeren in het derde kwartaal. Je moet dan eerst alle saldi van de grootboekrekeningen uit het tweede kwartaal kopiëren of overzetten naar het derde kwartaal.

    Boekingsperiode sluiten

     

    Zoals je ziet in bovenstaande voorbeeld worden de balansrekeningen 1 op 1 overgezet van de eindbalans naar de openingsbalans. Met goede boekhoudsoftware is dit proces van overzetten geautomatiseerd. De resultatenrekeningen beginnen in de nieuwe periode gewoon weer op nul.

    Boekingsperiode afsluiten

    Om te rapporteren over een boekingsperiode zal je deze periode eerst moeten afsluiten. Dit betekent dat er geen nieuwe boekingen meer aan de boekhouding toegevoegd of gewijzigd mogen worden binnen deze periode. Zo wordt de financiële verantwoording over de gesloten boekingsperiode betrouwbaar.

    Het sluiten van een boekingsperiode gaat vaak gepaard met verschillende checks en controles. Je kan immers na het sluiten niets meer wijzigen, dus je wilt zeker weten dat de financiële administratie goed is ingevoerd. Voorbeelden van controles zijn:

    • Alle inkoopfacturen voor een periode zijn ingevoerd
    • Sub-administraties zoals de activaregistratie en debiteurenlijst sluiten aan met het grootboek
    • De debet- en creditzijde van de balans zijn in evenwicht

    Indien er nog fouten uit deze controles komen, zal je nog correcties moeten doorvoeren op de eindbalans. Zo zorg je dat je openingsbalans voor de volgende periode op orde is. Mocht nu na het openen van de nieuwe periode toch nog blijken dat er correcties doorgevoerd moeten worden over de oude boekingsperiode, dan kan dat alleen met een correctieboeking in de nieuwe boekingsperiode. De oude periode is immers gesloten.

    Boekingsperioden in het boekhoudpakket

    De meeste boekhoudpakketten ondersteunen het proces van een boekingsperiode sluiten en een nieuwe periode openen vrijwel automatisch. Je hebt hier dus verder geen omkijken naar. Voor kleinere ondernemingen en voor zzp’ers is het afsluitproces meestal vrij eenvoudig. Echter, voor grotere ondernemingen met complexe administraties is de periode-afsluiting vaak behoorlijk intensief. Zo moeten er veel controles worden uitgevoerd, en zijn de nodige autorisaties van verschillende functionarissen nodig om de periode te laten sluiten. Zeker als het gaat om beursgenoteerde bedrijven is het financiële afsluitproces kritisch.

    Grotere ondernemingen werken vaak met een maandafsluiting. Kleinere ondernemingen en zzp’ers hanteren vaak een kwartaalafsluiting. Dat laatste heeft te maken dat kleinere ondernemingen en zzp’ers de btw-aangifte vaak per kwartaal doen. Er is dan geen noodzaak om iedere maand af te sluiten. Elk boekhoudprogramma heeft de mogelijkheid om per jaar af te sluiten. Bijna alle boekhoudpakketten hebben ook de mogelijkheid om per kwartaal en per maand af te sluiten.

    Veel boekhoudpakketten hebben standaard 12 boekingsperioden. Door grotere organisaties met complexere administraties wordt nogal eens gewenst om 13 of 14 periodes te hanteren. Deze dertiende en veertiende maand zijn bijvoorbeeld nodig om eventuele correcties door te kunnen voeren binnen een boekjaar. Let er in dit geval bij het kiezen van boekhoudsoftware dan wel op dat het mogelijk is om 13 of 14 periodes te kunnen voeren.

    Tenslotte bestaat er soms de wens om de lengte van de boekingsperioden in boekhoudprogramma’s te kunnen bepalen. Ook hiervoor geldt weer dat in het algemeen deze functionaliteit niet nodig zal zijn voor kleinere ondernemingen en zzp’ers.

    Om je boekhoudhouding te doen is het belangrijk dat je een goed pakket kiest. De verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn groot en later overstappen is lastig.

    Hulp nodig bij de keuze van een goed boekhoudprogramma?

    • Origoo geeft je gratis advies
    • Het kost je 5 minuten van je tijd
    • En binnen 1 werkdag krijg je een onafhankelijk advies met het beste pakket

    Start advies


    Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.