Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

  • Gratis advies
  • Binnen 1 werkdag
  • Kost je 5 min.
Start adviestool

Wat is een boekingsperiode?

Een boekingsperiode is het tijdsvak of de periode van tijd waarin een boeking wordt opgenomen in de financiële administratie. Een boekingsperiode is ook gelijk aan de periode waarover de verantwoording van het financieel beleid wordt afgedragen. Een boekjaar is een voorbeeld van een boekingsperiode. Maar voor veel bedrijven geldt ook dat maanden en kwartalen vaste boekingsperioden zijn.

Voor veel bedrijven is het openen en het sluiten van de boekingsperioden een lastig proces. Alle boekingen binnen een periode moeten immers goed zijn afgerond alvorens je een nieuwe boekingsperiode kan starten. Dit vergt nogal wat discipline en kundigheid van de mensen die werken op de afdeling Finance & Control. Gelukkig bestaat er goede boekhoudsoftware die hierbij kan ondersteunen.

Openen boekingsperiode

Om in een boekingsperiode te kunnen boeken moet je eerst een boekingsperiode in je financiële administratie openen. De eerste keer dat je met de administratie start is dit eenvoudig. Alle openingssaldi van de grootboekrekeningen zijn gelijk aan nul. Je kan dan gewoon direct beginnen. Echter, als je reeds een boekingsperiode hebt afgerond en je start de volgende boekingsperiode, dan moet je de eindstanden van de grootboekrekeningen van de vorige boekingsperiode opnemen als beginstanden van de grootboekrekeningen in de nieuwe boekingsperiode. Op die manier zorg je dat er na het sluiten van een boekingsperiode gewoon doorgeteld wordt in een nieuwe periode.

Voorbeeld: Je hebt het tweede kwartaal van het boekjaar zojuist afgesloten en je wilt nieuwe boekingen gaan invoeren in het derde kwartaal. Je moet dan eerst alle saldi van de grootboekrekeningen uit het tweede kwartaal kopiëren of overzetten naar het derde kwartaal.

Boekingsperiode sluiten

Zoals je ziet in bovenstaande voorbeeld worden de balansrekeningen 1 op 1 overgezet van de eindbalans naar de openingsbalans. Met goede boekhoudsoftware is dit proces van overzetten geautomatiseerd. De resultatenrekeningen beginnen in de nieuwe periode gewoon weer op nul.

Sluiten boekingsperiode

Om te rapporteren over een boekingsperiode zal je deze eerst moeten afsluiten. Dit betekent dat er geen nieuwe boekingen meer aan de boekhouding toegevoegd mogen worden in deze periode, of dat er boekingen gewijzigd mogen worden. Zo wordt de financiële verantwoording over de gesloten boekingsperiode betrouwbaar.

Het sluiten van een boekingsperiode gaat vaak gepaard met verschillende checks en controles. Je kan immers na het sluiten niets meer wijzigen, dus je wilt zeker weten dat de financiële administratie goed is ingevoerd. Voorbeelden van controles zijn:

  • Alle inkoopfacturen voor een periode zijn ingevoerd
  • Sub-administraties zoals de activaregistratie en debiteurenlijst sluiten aan met het grootboek
  • De debet- en creditzijde van de balans is in evenwicht

Indien er nog fouten uit deze controles komen, zal je nog correcties moeten doorvoeren op de eindbalans. Zo zorg je dat je openingsbalans op orde is. Mocht nu na het openen van de nieuwe periode toch nog blijken dat er correcties doorgevoerd moeten worden over de oude boekingsperiode, dan kan dat alleen met een correctieboeking in de nieuwe boekingsperiode. De oude boekingsperiode is immers gesloten.

Boekingsperioden in het boekhoudpakket

De meeste boekhoudpakketten ondersteunen het proces van een boekingsperiode sluiten en een nieuwe periode openen vrijwel automatisch. Je hebt hier dus verder geen omkijken naar. Voor kleinere ondernemingen en voor zzp’ers is het afsluitproces meestal vrij eenvoudig. Echter, voor grotere ondernemingen met complexe administraties is de periode-afsluiting vaak behoorlijk intensief. Zo moeten er veel controles worden uitgevoerd, en zijn de nodige autorisaties van verschillende functionarissen nodig om de periode te laten sluiten. Zeker als het gaat om beursgenoteerde bedrijven is het financiële afsluitproces kritisch.

Grotere ondernemingen werken vaak met een maandafsluiting. Kleinere ondernemingen en zzp’ers hanteren vaak een kwartaalafsluiting. Dat laatste heeft te maken dat kleinere ondernemingen en zzp’ers de BTW-aangifte meestal per kwartaal doen. Er is dan geen noodzaak om iedere maand af te sluiten. Elk boekhoudprogramma heeft de mogelijkheid om per kwartaal en per jaar af te sluiten. Bijna alle boekhoudpakketten hebben ook de mogelijkheid om per maand af te sluiten.

Let bij het kiezen van boekhoudsoftware er wel op dat niet alle boekhoudpakketten 13 of 14 periodes kunnen voeren. Door grotere organisaties met complexere administraties wordt dit nogal eens gewenst. Deze dertiende en veertiende maand zijn bijvoorbeeld nodig om eventuele correcties nog door te kunnen voeren binnen een boekjaar. Ook kan je niet altijd de lengte van de boekingsperioden in boekhoudprogramma’s bepalen. Ook hiervoor geldt weer dat in het algemeen deze functionaliteit niet nodig zal zijn voor kleinere ondernemingen en zzp’ers.

Om je boekhoudhouding te doen is het wel belangrijk dat je een goed pakket kiest. De verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn groot. Laat je dus goed informeren. Doe daarom de gratis Origoo-check!!


Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.