Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

  • Gratis advies
  • Binnen 1 werkdag
  • Kost je 5 min.
Start adviestool

Wat is een boekstuk?

Een boekstuk is het document dat hoort bij een boeking in je administratie. Als je bijvoorbeeld een factuur ontvangt ga je deze samen met de mutatie inboeken in je financiële administratie. Voor elke boeking die je invoert in je boekhouding, voeg je de bijbehorende factuur toe.

Een boekstuk voeg je toe aan de bijbehorende boeking, zodat je dan achteraf altijd kan terugvinden op basis van welk document de boeking is gedaan.

Dit is handig voor jezelf om te controleren dat alle boekingen goed zijn ingevoerd. Maar je hebt ook altijd een kloppende audit-trail beschikbaar richting de Belastingdienst.

Soorten boekstukken

Ondernemers krijgen te maken met verschillende soorten boekstukken. De meest gebruikte boekstukken zijn onder andere:

  • Bonnen
  • Inkoopfacturen
  • Verkoopfacturen
  • Bankafschriften

Er bestaan nog veel meer soorten boekstukken, maar deze worden niet door iedere ondernemer gebruikt. Zo bestaan er bijvoorbeeld boekstukken voor een memoriaalboeking. Je kan een ‘memoriaal’ boeking bijvoorbeeld gebruiken om voorraadmutaties te verwerken. Het onderliggende boekstuk is dan bijvoorbeeld het verzenddocument waarop de gegevens van de afgeboekte voorraad staan. Andere voorbeelden van boekstukken die worden gebruikt zijn:

  • Kasboeken
  • Offertes
  • Contracten
  • Magazijnbonen

Boekstuk in je boekhoudpakket

In de meeste boekhoudpakketten kan je tegenwoordig gewoon één of meerdere boekstukken toevoegen aan iedere boeking. Een printje van iedere factuur die je opslaat in een multomap behoort daarmee tot de verleden tijd. Bij de keuze van een goed boekhoudpakket moet je wel op twee belangrijke zaken letten:

  1. Hoe gemakkelijk (of hoe moeilijk) is het om boekstukken in je boekhoudprogramma in te voeren?
  2. Als je stopt met een boekhoudpakket blijf je dan nog wel toegang houden tot de administraties inclusief de boekingsgegevens en ingevoerde boekstukken?

Invoeren van een boekstuk

Het kan nogal een tijdrovende klus zijn om boekstukken in te voeren in je boekhoudsoftware. Zeker als je veel boekingen doet, loont het om een boekhoudprogramma te kiezen dat zoveel mogelijk voor je automatiseert. En de verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn groot.

Zo zijn er namelijk boekhoudpakketten waar je met je telefoon bonnetjes kan inscannen. Deze bonnen worden dan geheel automatisch verwerkt in je boekhouding tot een nieuwe declaratieboeking. Bij andere pakketten gaat dit echter helemaal niet automatisch en moet je alles handmatig scannen, uploaden en inboeken. Als je dan tientallen of honderden bonnetjes of facturen per jaar hebt, dan scheelt dat behoorlijk wat tijd.

Hulp nodig bij de keuze van een goed boekhoudprogramma?

  • Origoo geeft je gratis advies
  • Het kost je 5 minuten van je tijd
  • En binnen 1 werkdag krijg je een onafhankelijk advies met het beste pakket

Start advies

Toegang tot boekstukken

Daarnaast moet je heel goed opletten dat je altijd toegang blijft houden tot je eigen administratie en onderliggende boekstukken. Als je bijvoorbeeld alles in je boekhoudpakket hebt ingegeven, maar je besluit te stoppen of wisselen naar een ander boekhoudpakket, dan wil je niet dat je alles kwijt bent.

Zo zijn er leveranciers die garanderen dat je gedurende de wettelijke bewaartermijn nog toegang blijft houden tot je administratie. Dat is wel zo handig als je ooit besluit te stoppen met je boekhoudpakket. Dit betekent namelijk dat je dan nog gewoon leesrechten blijft houden op je ingevoerde administraties. Het is dan natuurlijk wel zo, dat je geen nieuwe boekingen meer kan maken in het betreffende boekhoudpakket.

Let goed op! Want er zijn ook leveranciers die je direct de toegang tot het boekhoudpakket ontzeggen als je besluit te stoppen.

Hierdoor heb je dus geen toegang meer tot je administratie en onderliggende boekstukken. In deze situatie wil je vooral niet terecht komen.


Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.