Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

  • Gratis advies
  • Binnen 1 werkdag
  • Kost je 5 min.
Start adviestool

Wat is een grootboekrekening?

Elke financiële transactie van je bedrijf wil je registreren in je boekhouding. De boeking van zo’n transactie doe je op een grootboekrekening. Er zijn vele verschillende typen transacties, en dus ook vele soorten grootboekrekeningen. Een voorbeeld van een financiële mutatie is bijvoorbeeld als je benzine tankt voor je bedrijfswagen en het bonnetje declareert. De kosten hiervan worden dan geboekt op de grootboekrekening “Brandstofkosten”.

Een grootboekrekening wordt ook wel eens afgekort “rekening” genoemd. Dit zijn dezelfde begrippen. Alle grootboekrekeningen samen vormen het grootboekrekeningschema. Op basis van het rekeningschema worden transacties geordend ingeboekt in het grootboek.

Grootboekrekening voorbeeld

Hier boven hebben we je al een voorbeeld gegeven van een grootboekrekening, namelijk de grootboekrekening “Brandstofkosten”. Er zijn oneindig veel voorbeelden van grootboekrekeningen te bedenken. Dit komt omdat je namelijk zelf mag bepalen welke grootboekrekeningen je gebruikt. Maar hierover zo dadelijk meer.

Er wordt onderscheid gemaakt in balansrekeningen en winst- en verliesrekeningen. De verzamelnaam van rekeningen binnen de laatste categorie noemt men ook wel resultatenrekening.

Voorbeelden van grootboekrekeningen voor je balans zijn:

  • Bankrekeningen
  • Debiteuren
  • Leningen
  • Eigen vermogen

Voorbeelden van rekeningen binnen de resultatenrekening zijn:

  • Omzet
  • Inkoopkosten
  • Reis- en verblijfskosten
  • Kantoorkosten
  • Rente

Elke grootboekrekening kent een debet- en creditkant. Via één of meerdere journaalposten boek je een financiële mutaties aan zowel de debet- als creditzijde in je administratie.

Veel of weinig grootboekrekeningen

In principe geldt er geen maximum aan het aantal verschillende soorten grootboekrekeningen. Echter, elke rekening brengt natuurlijk wel extra werk met zich mee. Ten eerste kost elke grootboekrekening tijd om deze goed in te richten in het rekeningschema en netjes te onderhouden. Maar vervolgens kost het ook meer tijd als je de financiële transacties zeer gedetailleerd op verschillende grootboekrekeningen gaat boeken.

Voorbeeld keuze aantal grootboekrekeningen

Je koopt kantoorartikelen in voor je onderneming. Deze kantoorartikelen bestaan uit printpapier, pennen en multomappen. Je kan er dan voor kiezen om alles te boeken op één grootboekrekening “Kantoorkosten”. Of je kan ervoor kiezen om dit uit te splitsen naar drie aparte rekeningen namelijk: “Printpapier”, “Pennen” en “Multomappen”. De afweging die je hierbij moet maken, is in welke mate je later inzicht wilt hebben in je financiële cijfers. Wil je gewoon weten welke kantoorkosten je hebt gemaakt, of wil je uiteindelijk ook inzicht hebben welk deel van de kosten bestaat uit printpapier, pennen en multomappen?

Kortom, hoe meer verschillende grootboekrekeningen worden gebruikt, des te meer werk zal je hebben bij het maken van boekingen. Het is daarom belangrijk om een juist evenwicht te vinden tussen efficiënt werken en de mate van detail waarover je inzicht wilt hebben.

Grootboekrekeningnummers

Elke rekening heeft een uniek nummer. Hoewel je zelf de nummering mag bepalen, volgen de meeste bedrijven wel algemeen toegepaste regels. Zo is de nummering van grootboekrekeningen vaak afgeleid van de algemene rubricering van grootboeken. Dit betekent bijvoorbeeld dat alle grootboekrekeningen die beginnen met:

  • de cijfers 0-3 balansrekeningen zijn
  • de cijfers 4-9 winst- en verliesrekeningen zijn.

Rubrieken – Balansrekeningen

  • 0. Vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen en langlopende schulden
  • 1. Financiële rekeningen: liquide middelen, kortlopende vorderingen en schulden, belastingen en premies
  • 2. Tussenrekeningen
  • 3. Rekeningen van voorraden grondstoffen

Rubrieken – Resultatenrekeningen

  • 4. Kostenrekeningen
  • 5. Rekeningen voor verdeling indirecte kosten
  • 6. Fabricagerekeningen
  • 7. Voorraadrekeningen: Inkoopwaarde van de omzet, inkopen, werk door derden
  • 8. Omzetrekeningen
  • 9. Rekeningen voor algemene resultaten (of overige resultaten)

Daarnaast is het handig om je grootboekrekening genoeg cijfers mee te geven. Een lengte van 4-8 cijfers per grootboekrekening is gebruikelijk. Zodoende houdt je voldoende mogelijkheden over om nieuwe rubrieken en grootboekrekeningen toe te voegen. Als je grootboekrekeningen van minder cijfers gaat gebruiken, loop je het risico dat er niet genoeg unieke cijfercombinaties gemaakt kunnen worden en een logische opbouw van het rekeningschema.

Hieronder zie je een voorbeeld van een viertal grootboekrekeningen om transacties met betrekking tot alle autokosten in te voeren. Voor elke grootboekrekening wordt een uniek nummer van 4 cijfers gebruikt.

Voorbeeld grootboekrekeningen – Autokosten

  • 4410. Brandstofkosten
  • 4420. Verzekeringen
  • 4430. Motorrijtuigenbelasting
  • 4440. Onderhoud en reparaties

Grootboekrekeningen en je boekhoudprogramma

Elk boekhoudpakket biedt afwijkende functionaliteit en mogelijkheden als het gaat om het gebruik en de inrichting van grootboekrekeningen. Er zijn boekhoudprogramma’s waarin je zelf alles kan instellen, maar er zijn ook pakketten waar je zo goed als niets kan aanpassen. Zeker als je de grootboekrekeningen specifiek voor jouw bedrijf wilt inrichten, is het belangrijk om goed naar de mogelijkheden te kijken.

Let bij het uitkiezen van een nieuw boekhoudpakket onder andere op de volgende zaken rondom grootboekrekeningen:

  • Kan je zelf grootboekrekeningen en rubrieken aanmaken of wijzigen?
  • Wat is het aantal cijfers dat je maximaal kan gebruiken om grootboekrekeningnummers aan te maken?
  • In hoeverre kan je bepaalde eigenschappen aan grootboekrekeningen aanpassen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan het kenmerk Debet/Credit, maar ook aan bepaalde boekingsdimensies.

Zeker als je minder ervaren bent met het voeren van je boekhouding kan je waarschijnlijk wel wat hulp gebruiken bij dit onderwerp.

Om je boekhoudhouding te doen is het belangrijk dat je een goed pakket kiest. De verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn groot en later overstappen is lastig.

Hulp nodig bij de keuze van een goed boekhoudprogramma?

  • Origoo geeft je gratis advies
  • Het kost je 5 minuten van je tijd
  • En binnen 1 werkdag krijg je een onafhankelijk advies met het beste pakket

Start advies


Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.