Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

  • Gratis advies
  • Binnen 1 werkdag
  • Kost je 5 min.
Start adviestool

Wat is een grootboekrekening?

Elke financiële transactie of mutatie van je bedrijf wil je registreren in je boekhouding. De boeking van zo’n transactie gebeurt op een grootboekrekening. Er zijn vele verschillende typen transacties, en dus ook vele soorten grootboekrekeningen. Een voorbeeld van een financiële mutatie is bijvoorbeeld als je benzine tankt voor je bedrijfswagen en het bonnetje declareert. De kosten hiervan worden dan geboekt op een grootboekrekening “Brandstofkosten”. Maar zo zijn er nog vele andere soorten mutaties. 

Een grootboekrekening wordt ook wel eens afgekort “rekening” genoemd. Dit zijn dezelfde begrippen. Alle grootboekrekeningen samen vormen het rekeningschema. Op basis van het rekeningschema worden transacties ingeboekt in het grootboek. Elke grootboekrekening kent een debet- en creditkant. Elke financiële mutatie in een onderneming dient geboekt te worden aan de debet- en creditkant en wel aan elke zijde evenveel. Een mutatie kan meerdere, maar altijd minstens twee rekeningen beïnvloeden.

Veel of weinig grootboekrekeningen

In principe geldt er geen maximum aan het aantal verschillende soorten grootboekrekeningen. Echter, elke rekening brengt natuurlijk wel extra werk met zich mee. Ten eerste kost elke grootboekrekening tijd om deze goed in te richten in het rekeningschema en netjes te onderhouden. Maar vervolgens kost het ook meer tijd als je de financiële transacties zeer gedetailleerd op verschillende grootboekrekeningen gaat boeken.

Bijvoorbeeld: er worden kantoorartikelen voor de onderneming ingekocht. Deze kantoorartikelen bestaan uit printpapier, pennen en multomappen. Je kan er dan voor kiezen om alles te boeken op één grootboekrekening “Kantoorkosten”. Of je kan ervoor kiezen om dit uit te splitsen naar drie aparte rekeningen namelijk: “Printpapier”, “Pennen” en “Multomappen”. De afweging die je hierbij moet maken, is in welke mate je later inzicht wilt hebben in je financiële cijfers. Wil je gewoon weten welke kantoorkosten je hebt gemaakt, of wil je uiteindelijk ook inzicht hebben welk deel van de kosten bestaat uit printpapier, pennen en multomappen?

Kortom, hoe meer verschillende grootboekrekeningen worden gebruikt, des te meer werk zal het kosten bij het inboeken. Het is daarom belangrijk om een juist evenwicht te vinden tussen efficiënt werken en de mate van detail waarover je inzicht wilt hebben.

Grootboekrekeningnummers

Elke rekening heeft een uniek nummer. Hoewel je zelf de nummering mag bepalen, volgen de meeste bedrijven wel algemeen toegepaste regels. Zo is de nummering van grootboekrekeningen vaak afgeleid van de algemene rubricering van grootboeken. Dit betekent bijvoorbeeld dat alle grootboekrekeningen die beginnen met de cijfers 0-3 Balansrekeningen zijn, en de grootboekrekeningen die beginnen met 4-9 Winst- en verliesrekeningen zijn.

Ook is het handig om je grootboekrekening genoeg cijfers mee te geven. Een lengte van 5-8 cijfers per grootboekrekening is normaal. Zodoende houdt je voldoende mogelijkheden over om nieuwe rubrieken en grootboekrekeningen toe te voegen. Als je grootboekrekeningen van minder cijfers gaat gebruiken, loop je het risico dat er niet genoeg unieke cijfercombinaties gemaakt kunnen worden met een logische indeling van het rekeningschema.

Afhankelijk van de keuze die je zelf maakt voor het aantal cijfers per grootboekrekening is het wel handig om te controleren dat je boekhoudpakket hiermee overweg kan.


Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.