Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

  • Gratis advies
  • Binnen 1 werkdag
  • Kost je 5 min.
Start adviestool

Wat is een rittenadministratie?

Ben jij ook een ondernemer die regelmatig voor zijn of haar werk onderweg is? Dan zal je vast en zeker een rittenadministratie bijhouden. Maar wat is een rittenadministratie nu precies? En moet je de rittenadministratie bijhouden voor je btw-aangifte? Welke rittengegevens moet ik nou precies in mijn persoonlijke administratie opnemen? Allemaal vragen die we in dit artikel beknopt en helder zullen beantwoorden.

Maar we beginnen met een antwoord op de vraag: ‘Wat is een rittenadministratie?’ Een rittenregistratie is een persoonlijk logboek waarin je noteert welke zakelijke kilometers je met de auto hebt gereden. In sommige gevallen, wanneer er een privé-deel tijdens de zakelijke ritten aan te pas komt, wordt dit ook in de registratie opgenomen.

Bijhouden rittenadministratie

Wanneer rittenadministratie bijhouden

Een rittenregistratie is niet altijd nodig of nuttig. Zo is er voor wat de btw betreft geen verplichting om een overzicht van de gemaakte ritten bij te houden. En als je een auto van je werkgever krijgt, en daarover bijtelling betaalt, is dit ook niet nodig. Echter in de volgende gevallen komt een rittenadministratie wel van pas.

  • Je hebt een auto van de zaak en rijdt daarmee minder dan 500 privékilometers per jaar.
  • Als je als ondernemer je zakelijke kilometers opgeeft bij de aangifte inkomstenbelasting tegen 0,19 EUR per kilometer.
  • Wanneer je je klanten reiskosten in rekening brengt per zakelijk gereden kilometer.

Door middel van de rittenregistratie kan je altijd aantonen wanneer je welke zakelijke kilometers hebt gereden.

Verschillende manieren bijhouden rittenadministratie

Er zijn verschillende manieren waarop je je kilometers kan bijhouden. Hieronder vind je een aantal mogelijkheden, welke in oplopende volgorde verder zijn geautomatiseerd:

  1. Je houdt de gereden zakelijke en/of privé kilometers handmatig bij in bijvoorbeeld Excel.
  2. Je houdt de gereden kilometers bij in een aparte softwaretool zoals bijvoorbeeld je boekhoudpakket.
  3. Na iedere rit voer je je kilometers via een aparte app in op je smartphone.
  4. Je hebt een kastje ingebouwd in je auto (bijv. Trackjack) die de gereden kilometers automatisch voor je registreert.

Hoe beter de invoer van de gereden kilometers is geautomatiseerd hoe betrouwbaarder de registratie is, en hoe minder tijd je kwijt bent.

Gegevens rittenadministratie bijhouden

Het bijhouden van een rittenadministratie is niet zomaar alleen het aantal kilometers op een bepaalde dag invoeren. Om de rittenregistratie op orde te hebben, noteer je de onderstaande gegevens per rit.

Gegevens rittenadministratie

  • De datum waarop de rit werd gemaakt.
  • Het aantal kilometers met vermelding van de beginstand en de eindstand.
  • Het vertrekadres en het aankomstadres.
  • Een vermelding of het om een zakelijke of privé-rit gaat.
  • Het aantal privé-kilometers die je tijdens een zakelijke rit hebt gereden.

Overigens bedoelen we met ‘per rit’ elke afgelegde afstand van punt A naar punt B. Van je werk naar een klant en weer terug naar je werk zijn dus twee ritten in de rittenadministratie. Ga je niet voor de meest voor de hand liggende route, bijvoorbeeld omwille van files. Dan wordt er verwacht dat je de gereden route aangeeft.

Voorbeeld rittenadministratie

Stel je werkt als zelfstandige in een kantoor (A) op 40 km van je woning (B). Je bezoekt twee klanten; een klant (C) in de voormiddag en een klant (D) in de namiddag. Na ieder klantbezoek keer je terug naar kantoor. In totaal neem je dan de volgende zes ritten in je rittenadministratie op:

  1. Woning (B) naar kantoor (A)
  2. Kantoor (A) naar je klant in de voormiddag (C)
  3. Klant in de voormiddag (C) naar kantoor (A)
  4. Kantoor (A) naar je klant in de namiddag (D)
  5. Klant in de namiddag (D) naar kantoor (A)
  6. Kantoor (A) naar je woning (B)

Gelet op de rittengegevens die je moet bijhouden, voer je de volgende registraties in je rittenadministratie in.

Rittenadministratie

Gefeliciteerd! Je hebt nu een rittenadministratie opgesteld die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Maar het kan nog beter.

Nog een rittenadministratie voorbeeld

Behalve dat je een rittenregistratie wilt bijhouden voor de Belastingdienst, zijn er ook goede redenen voor je eigen administratie om een goede rittenadministratie bij te houden. Zo wil je de registratie bijvoorbeeld uitbreiden met je klanten, projecten en activiteiten waarvoor je zakelijke kilometers hebt gereden. Je kan zo de zakelijke kilometers gemakkelijk aan de klant factureren. De rittenregistratie uit bovenstaande voorbeeld kan dan als volgt worden uitgebreid.

Bijhouden rittenadministratie

De rittenadministratie in je boekhoudprogramma

Ben je nu ondernemer of zzp’er en maak je veel zakelijke kilometers, dan loont het om een boekhoudpakket te kiezen waarin je je ritten bij kan houden. Echter, de verschillen tussen boekhoudpakketten zijn groot. Zo zijn er boekhoudprogramma’s waar je helemaal geen rittenadministratie bij kan houden. Maar er zijn ook pakketten met een zeer eenvoudige rittenadministratie, die alleen geschikt is voor verantwoording richting de Belastingdienst. Voor ondernemers die de zakelijke kilometers ook willen factureren aan klanten zijn gebaat bij een gedegen rittenregistratie per klant, project en activiteit.

Behalve functionaliteit is het ook goed om te kijken in hoeverre de ritten automatisch geregistreerd kunnen worden via een systeem als Trackjack. Hieraan zitten overigens wel de nodige kosten. Of dat je de ritten direct via een app op je smartphone kan invoeren. En tenslotte is het handig als je de rittenadministratie ook kan overleggen aan je accountant. Deze kan de zakelijke ritten dan weer meenemen in de belastingaangifte. Het is dan natuurlijk handig dat je online met je accountant kan samenwerken in je boekhoudpakket, zodat hij of zij inzicht heeft in de zakelijke kilometers.

Om je boekhoudhouding te doen is het belangrijk dat je een goed pakket kiest. De verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn groot en later overstappen is lastig.

Hulp nodig bij de keuze van een goed boekhoudprogramma?

  • Origoo geeft je gratis advies
  • Het kost je 5 minuten van je tijd
  • En binnen 1 werkdag krijg je een onafhankelijk advies met het beste pakket

Start advies


Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.