Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

  • Gratis advies
  • Binnen 1 werkdag
  • Kost je 5 min.
Start adviestool

Wat is een rittenadministratie?

Ben jij ook een ondernemer die regelmatig voor zijn of haar werk onderweg is? Dan zal je vast en zeker een rittenadministratie bijhouden. Maar wat is dat nu precies een rittenadministratie en is het wel nodig als het op belastingen en btw aankomt? En welke gegevens moet ik nou precies in mijn persoonlijke rittenadministratie opnemen? Allemaal vragen die we in dit artikel beknopt maar helder proberen te beantwoorden.

Maar we beginnen met een antwoord op de vraag: ‘Wat is een rittenadministratie?’ Een rittenadministratie of rittenregistratie is een persoonlijk logboek waarin je noteert welke zakelijke kilometers je met de auto hebt gereden. In sommige gevallen, wanneer er een privé-deel tijdens de zakelijke ritten aan te pas komt, wordt dit ook in de rittenregistratie opgenomen.

Wanneer is een rittenadministratie nuttig?

Een rittenadministratie is niet altijd nodig of nuttig. Zo is er voor wat de btw betreft geen verplichting om een overzicht van de gemaakte ritten bij te houden. En als je een auto van je werkgever krijgt, en daarover bijtelling betaalt, is een rittenadministratie ook niet nodig. Echter in de volgende gevallen komt een rittenadministratie wel van pas.

  • Je hebt een auto van de zaak en rijdt daarmee minder dan 500 privékilometers per jaar.
  • Als je als ondernemer je zakelijke kilometers opgeeft bij de aangifte inkomstenbelasting tegen 0,19 EUR per kilometer.
  • Wanneer je je klanten reiskosten in rekening brengt per zakelijk gereden kilometer.

Door middel van de rittenregistratie kan je altijd aantonen wanneer je welke zakelijke kilometers hebt gereden.

Rittenadministratie: de gegevens per rit

Het bijhouden van een rittenadministratie is niet zomaar het aantal kilometers op een bepaalde dag noteren. Om helemaal in orde te zijn, noteer je onderstaande gegevens per rit. Met ‘per rit’ bedoelen we elke afgelegde afstand van punt A naar punt B. Van je werk naar een klant en weer terug naar je werk zijn dus twee ritten in de rittenadministratie:

  • De datum waarop de rit werd gemaakt.
  • Het aantal kilometers met vermelding van de beginstand en de eindstand van je kilometerteller.
  • Het vertrekadres en het aankomstadres.
  • Ga je niet voor de meest voor de hand liggende route, bijvoorbeeld omwille van files, dan wordt er verwacht dat je de gereden route aangeeft.
  • Een vermelding of het om een zakelijke of een privé-rit gaat.
  • Het aantal privé-kilometers als je tijdens een zakelijke rit ook voor privé doeleinden hebt gereden.

Rittenadministratie: een voorbeeld in de praktijk

Je werkt als zelfstandige in een kantoor op 40 km van je woning. Je bezoekt vandaag twee klanten, eentje in de voormiddag en eentje in de namiddag. Na ieder klantenbezoek keer je terug naar kantoor. In totaal neem je voor vandaag 6 ritten in je rittenadministratie op:

  • Een rit van je woning naar je werk
  • Een rit van je werk naar je klant (voormiddag)
  • Een rit van je klant naar je werk
  • Een rit van je werk naar je klant (namiddag)
  • Een rit van je klant naar werk
  • Een rit van je werk naar je woning

Waar moet je op letten bij de keuze van een nieuw boekhoudpakket?

Ben je nu ondernemer of zzp’er en maak je veel zakelijke kilometers, dan loont het wellicht om een rittenregistratie bij je boekhoudpakket te kiezen. Er zijn boekhoudprogramma’s waarin je per project of klant de ritten kan registreren. Dit doe je dan bijvoorbeeld via je je mobiele telefoon. Ook kan je een systeem in je auto laten inbouwen die automatisch je ritten registreert. Deze laatste optie is overigens meestal nogal kostbaar. Let er dan op dat je boekhoudpakket in staat is om deze kilometers en de bijbehorende vergoeding op de factuur te zetten. Behalve de facturatie van zakelijke kilometers aan je klanten, kan je de rittenregistratie ook aan je accountant overleggen. Deze kan de zakelijke ritten dan weer meenemen in de belastingaangifte. Het is dan natuurlijk handig dat je online met je accountant kan samenwerken in je boekhoudpakket, zodat hij of zij inzicht heeft in de zakelijke kilometers.


Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.