Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

  • Gratis advies
  • Binnen 1 werkdag
  • Kost je 5 min.
Start adviestool

Wat zijn overlopende posten?

Beginnende ondernemers horen het weleens in Keulen donderen als ze het begrip overlopende posten voorbij zien komen. Om nog maar te zwijgen over het begrip transitorische posten dat trouwens precies hetzelfde betekent. Maar eigenlijk is de achterliggende definitie vrij eenvoudig. Overlopende posten of transitorische posten zijn namelijk posten die betrekking hebben op transacties die over een boekjaar of boekingsperiode heen lopen. Dit kunnen zowel inkomende als uitgaande transacties zijn. Of zoals de methode voor Management & Organisatie in Balans het zo mooi omschrijft:

“Transitorische posten zijn balansposten die we gebruiken om een tijdsverschil te overbruggen tussen het moment van boeken van de kosten/betalingen of opbrengsten/ontvangsten.”

Zo, nu we het begrip gedefinieerd hebben, is het tijd om na te gaan waarom overlopende posten zo belangrijk zijn binnen de boekhouding. En om het helemaal duidelijk te maken, voegen we er ook nog twee praktijkvoorbeelden aan toe. Aan het einde van de rit zouden transitorische posten dan ook geen geheimen meer voor jou mogen bevatten. Maar eerst nog even kort, waar kan je de overlopende posten in je boekhouding terugvinden?

Overlopende passiva en overlopende activa

De transitorische posten zijn als overlopende passiva en overlopende activa op je balans terug te vinden.

Overlopende passiva

Overlopende passiva zijn kosten die in de resultatenrekening bijvoorbeeld per maand worden opgenomen, maar waarvan de betaling van het geld pas in het volgende boekjaar of boekingsperiode plaatsvindt. Je kan ook zeggen dat transitorische passiva betrekking hebben op betalingsverplichtingen.

Onder transistorische passiva vallen ook opbrengsten waarvoor het geld reeds is ontvangen, maar waarvoor nog wel een verplichting staat voor het leveren van bijvoorbeeld (een deel van) de dienst.

Overlopende activa

Andersom zijn overlopende activa de kosten die vooraf zijn betaald maar die betrekking hebben op het volgende boekjaar of boekingsperiode. Onder transitorische activa vallen ook opbrengsten uit leveringen die (voor een deel) hebben plaatsgevonden maar waarvan de betalingen nog ontvangen worden in de volgende periode.

Enkele voorbeelden van transitorische passiva en transitorische activa zijn verderop uitgewerkt.

Waarom worden transitorische posten in de boekhouding gebruikt?

Alles draait bij transitorische posten om een realistisch en waarheidsgetrouw beeld van de financiële situatie van je onderneming te krijgen. Anders zouden we wel volgens het kasstelsel boeken en gewoon de transactie boeken wanneer de betaling wordt ontvangen. Helaas is dit wettelijk gezien in de meeste gevallen niet toegestaan. Transitorisch boeken is dan ook de oplossing. Onder transitorisch boeken verstaan we het verdelen van de kosten of inkomsten over de periode waarop de kosten betrekking hebben. Dit in plaats van de kosten allemaal te boeken in de maand dat je ze betaalt of ontvangt. Ze allemaal in één maand boeken, geeft namelijk maanden met te hoge en maanden met te lage kosten en dus logischerwijze een fout beeld van je maandelijkse of kwartaalberekeningen. Verdeel en heers… ‘Divide et impera’ zoals Philippus II van Macedonië al in de 4de eeuw voor Christus zei.

Overlopende passiva voorbeelden

Stel, je hebt een leasecontract voor het leasen van enkele apparaten. Er is afgesproken met de leasemaatschappij dat de factuur telkens over een periode van 3 maanden loopt. Zo krijg je bijvoorbeeld in februari 2019 de factuur voor het leasen van de apparaten over de periode november 2018 tot en met januari 2019. Bij het maken van je jaarrekening, als je enkel rekening houdt met de factuurdatum, zal je dus teveel kosten gaan boeken voor het jaar 2019 en te weinig voor het jaar 2018. Op deze manier kan een verkeerde weerspiegeling van de financiële situatie van een onderneming ontstaan. Netjes verdelen door middel van overlopende passiva is dus de boodschap.

Nog een voorbeeld: je start een groot project bij een klant en je stuurt een voorschot-nota die direct wordt betaald. Je hebt al een deel van het geld ontvangen, maar je moet nog wel de werkzaamheden uitvoeren. Het deel van het werk dat nog moet worden uitgevoerd en waarvoor je reeds betaald hebt gekregen, valt ook onder transitorische passiva. Je hebt immers nog een leveringsverplichting.

Overlopende activa voorbeelden

Een voorbeeld van overlopende activa is de prijs van een jaarlijks lidmaatschap. Je krijgt aan het begin een factuur van een jaarabonnement en betaalt deze direct. Bovendien loopt het lidmaatschap over twee boekjaren heen. De eigenlijke kosten worden gewoon iedere 12 maanden geboekt in de resultatenrekening. Maar op de balans boek je aan het einde van de periode nog wel een bedrag op de post overlopende activa. Je hebt immers al betaald voor de resterende maanden van het lidmaatschap in het nieuwe boekjaar.

Een ander voorbeeld is de ontvangst van rente-betalingen. Als je een bedrag uitleent boek je bijvoorbeeld iedere maand de rente-ontvangsten die verschuldigd zijn. Echter, de rente wordt bijvoorbeeld 1 keer per jaar uitbetaald. In dat geval boek je de rente-betalingen die je nog moet ontvangen op het einde van het boekjaar op de post transitorische activa.

Mocht het je nog allemaal een beetje duizelen … bekijk dan ook eens het volgende filmpje van Juf Janssen. Een behoorlijk hoog Jip-en-Janneke-gehalte maar daardoor wel heel duidelijk.

Overlopende posten en boekhoudprogramma’s

De meeste boekhoudpakketten kunnen over het algemeen goed overweg met het boeken van overlopende posten. Ook het berekenen van de btw-aangifte en het inzichtelijk maken van de openstaande posten (nog te betalen, nog te ontvangen) zijn functionaliteiten die bijna alle boekhoudprogramma’s automatisch voor je doen.

Waar je rekening mee moet houden is vooral als je je boekhouding inricht volgens het kasstelsel. Dit geldt bijvoorbeeld voor marktkoopmannen; heb je ooit een factuur gekregen als je een tros bananen kocht op de markt? Nee toch. Marktkoopmannen voeren hun boekhouding daarom op basis van het kasstelsel en niet het factuurstelsel. Het type stelsel dat je hanteert, heeft effect op je overlopende posten en daarmee de keuze voor je boekhoudpakket.

Om je boekhoudhouding te doen is het belangrijk dat je een goed pakket kiest. De verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn groot en later overstappen is lastig.

Hulp nodig bij de keuze van een goed boekhoudprogramma?

  • Origoo geeft je gratis advies
  • Het kost je 5 minuten van je tijd
  • En binnen 1 werkdag krijg je een onafhankelijk advies met het beste pakket

Start advies


Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.