Hulp nodig kiezen boekhoudpakket?

Hulp nodig?

  • Gratis advies
  • Binnen 1 werkdag
  • Kost je 5 min.
Start adviestool
Overstappen boekhoudpakket

Help! Mijn boekhoudprogramma heeft me gevangengenomen.

Overstappen boekhoudpakket - Leesduur 8 minuten
14 september 2018 - door Machiel van Ginderen

Okay, dit klinkt misschien een beetje raar: “Gevangengenomen worden door je eigen boekhoudprogramma”. Maar het is toch echt één van de grootste valkuilen waar je als zzp’er of ondernemer in kan stappen bij de selectie van een nieuw boekhoudpakket. Als je namelijk eenmaal een keuze hebt gemaakt, is het erg lastig om later een keer over te stappen. Je kan dus maar beter direct de juiste keuze maken.

Als je je afvraagt wat de gevolgen zijn als je niet direct de juiste keuze maakt? Of wat je kan doen om wél de beste keuze te maken? Lees dan snel verder. Wij willen jou als zzp’er of ondernemer namelijk heel graag verder helpen. En daarom laten we je zo zien wat je eraan kan doen om eenvoudig en snel de beste keuze te maken.

Het lock-in-effect van boekhoudsoftware

Zoals je merkt, willen we je heel graag bewust maken van het zogenaamde lock-in-effect van boekhoudsoftware. Maar eerst, wat is een lock-in-effect eigenlijk?

Zodra het moeilijk is om over te stappen naar een alternatief product of alternatieve dienst noemen we dat het “lock-in-effect”. In het dagelijks leven kom je tal van voorbeelden van lock-in-effecten tegen. Een mooi voorbeeld is je zakelijke bankrekening. Voor ondernemers is het meestal niet zo gemakkelijk om over te stappen naar een nieuwe bank met een andere bankrekening. Van je huidige bankrekening worden bijvoorbeeld periodiek allerlei betalingen gedaan zoals salarissen en leveranciers. Maar misschien worden er ook klanten geïncasseerd of heb je meerdere credit cards aan je rekening gekoppeld. Overstappen kan dan wel, maar daarvoor moet je administratief heel wat doen. En daar heb je nu juist geen zin in. Kortom, het lock-in-effect in dit voorbeeld is behoorlijk groot.

Het lock-in-effect van boekhoudsoftware is groot, en bijna alle zzp’ers en ondernemers krijgen ermee te maken. Hoe voorkom je dat jij in deze valkuil trapt?

En hoe zit het dan met het lock-in-effect van boekhoudsoftware? Net als bij een bankrekening geldt dat het lock-in-effect van boekhoudprogramma’s groot is. En bijna iedere zzp’er of ondernemer krijgt met dit effect te maken. Want iedereen die een boekhouding heeft, maakt gebruik van een boekhoudpakket. Uitgezonderd de ondernemers die hun boekhouding in Excel bijhouden, of alles hebben uitbesteed aan een boekhouder of accountant.

Overstappen naar een nieuw boekhoudprogramma

Stel jezelf eens voor: 3 jaar geleden heb je een simpel boekhoudpakket aangeschaft. In het begin was je er best blij mee. Het pakket ondersteunde je bij de belangrijkste boekhoudactiviteiten zoals het inboeken van facturen en het klaarzetten van de btw-aangifte. Echter, je bedrijf is de afgelopen jaren verder gegroeid. Je wilt nu ook gaan verkopen via een webshop en het liefste wil je ook voet aan wal krijgen in het buitenland zoals bijvoorbeeld in Engeland. Dit betekent dat je niet alleen in Euro’s maar ook in Britse ponden wil gaan boeken. Kortom, je hebt nu heel andere eisen aan je pakket dan 3 jaar geleden.

Helaas heb je toen een simpel boekhoudprogramma aangeschaft en is de functionaliteit daarvan de afgelopen jaren niet meegegroeid. Je wilt daarom gaan overstappen naar een beter pakket wat je voor ogen hebt, dat meer functionaliteit biedt. Maar wat blijkt: overstappen is nog niet zo simpel. Je huidige administratie uit jouw simpele boekhoudpakket kan niet zomaar worden overgezet, en het kost veel tijd om het nieuwe boekhoudprogramma in te richten. Tijd die je nu eigenlijk juist niet hebt.

Het wordt zzp’ers en ondernemers niet makkelijk gemaakt om over te stappen naar nieuwe boekhoudsoftware. Het kost tijd en meestal kan je je oude administraties niet importeren in het nieuwe pakket.

Laten we eens kijken waar je zoal tegenaan loopt als je wilt gaan overstappen.

Overzetten van je oude administratie

Op dit moment zijn er op de Nederlandse markt weinig boekhoudprogramma’s beschikbaar, die de administraties van andere pakketten kunnen importeren. Hierdoor raak je bij het overstappen het inzicht kwijt in je bestaande administratie(s) en de historische financiële gegevens van je bedrijf. Dit maakt het heel lastig om goeie rapportages met vergelijkende cijfers te maken. Ook facturen en andere boekstukken kunnen meestal niet zomaar worden overgezet naar het nieuwe boekhoudpakket. Hierdoor is het bijvoorbeeld moeilijk om oude facturen op te zoeken.

Blokkeren van de toegang tot oude administratie

Een ander punt is dat veel leveranciers van boekhoudpakketten de toegang blokkeren tot de software zodra je je abonnement opzegt. Het wordt dan lastig om je oude administratiegegevens gemakkelijk in te kunnen kijken. We kennen echter ook leveranciers die je na het opzeggen van het abonnement gewoon gratis toegang blijven geven om je opgebouwde administratie in te kunnen zien. Wel iets om rekening mee te houden bij de aanschaf van een nieuw boekhoudpakket.

Boekhoudpakket opnieuw inrichten

Om je nieuwe pakket te kunnen gebruiken zullen allerlei gegevens en instellingen opnieuw moeten worden ingericht. Bijna ieder boekhoudpakket, maar ook bijna iedere onderneming heeft bijvoorbeeld zijn eigen grootboekrekeningschema. Je zal dit in het nieuwe pakket opnieuw goed moeten inrichten. Afhankelijk van je administratie en het gekozen boekhoudpakket zal je ook de volgende elementen opnieuw moeten inrichten:

  • Kostenplaatsstructuur
  • Klanten
  • Leveranciers
  • Bankkoppeling
  • Sjablonen voor je offertes en facturen
  • Bedrijfsspecifieke rapportages
  • Autorisaties (voor je boekhouder, accountant of medewerkers)
  • Terugkerende boekingen

Dit alles kost natuurlijk behoorlijk wat tijd en is soms ook nog best lastig om goed te doen.

Wat is een goed moment om over te stappen?

Eigenlijk is het nooit een goed moment om over te stappen. Je moet namelijk tijd vrij maken om over te stappen en alles opnieuw in te richten. En veel ondernemers stappen liever niet ergens in het midden van het boekjaar over. De voorkeur heeft dan vaak om precies aan het begin van een nieuw boekjaar over te stappen. Voor de meeste bedrijven is dat 1 januari. Qua timing ben je in dat geval dus niet heel flexibel om over te stappen.

Leveranciers van software weten het ook

Leveranciers van boekhoudsoftware kennen de pijn en frustratie van overstappen natuurlijk ook. En daar wordt dan ook regelmatig handig op ingespeeld. Laat je daarom niet te snel vangen door de volgende tactieken die leveranciers gebruiken om je te vangen. Maar bekijk voor jezelf goed welke boekhoudsoftware je nu echt nodig hebt.

De kunst van het verleiden: eerst gratis, daarna betalen

Je kent het vast. Leveranciers die je eerst voor een bepaalde periode het boekhoudpakket ‘gratis’ aanbieden, en je pas daarna laten betalen. We hebben het hier niet over een gratis proefperiode van een aantal weken. Want wij vinden dat je elk boekhoudprogramma voor een aantal weken gratis zou mogen uitproberen. We hebben het hier over pakketten waarvoor je soms wél meer dan een jaar niet hoeft te betalen. Of dat je het pakket gratis mag gebruiken tot een maximaal aantallen facturen of boekingen en dat je bij meer facturen of transacties moet gaan betalen.

Je wordt hier verleid tot een gratis boekhoudpakket, maar juist door de moeilijkheid van het overstappen zit je er direct voor langere tijd aan vast.

Eerst één module, dan de rest van de modules

Maar er zijn meerdere manieren om een lock-in te creëren. Zo bestaan veel softwarepakketten uit meerdere modules. Vaak heb je dan als startende ondernemer slechts de gratis of goedkopere basis-modules nodig. Dit klinkt aantrekkelijk. Maar als je dan later meer functionaliteit nodig hebt en verder wilt uitbreiden, dan ben je als ondernemer wel verplicht om de andere (dure) modules bij dezelfde leverancier af te nemen.

Marktplaats van andere software

Een lock-in wordt ook gecreëerd wanneer je andere software of apps gaat koppelen met je boekhoudpakket. Zo wil je bijvoorbeeld je salarisadministratie in het HR-systeem koppelen met je boekhouding in het boekhoudpakket. We zien dan ook steeds meer leveranciers van boekhoudsoftware die een eco-systeem of marktplaats bouwen van andere software en applicaties die kunnen linken met hun boekhoudpakket. Omdat lang niet alle verschillende software zomaar aan elkaar geknoopt kan worden, ontstaat er een lock-in zodra je je boekhoudpakket gaat koppelen.

Voorkom overstappen van boekhoudprogramma

Maar genoeg over de gevaren van het lock-in-effect en de moeite die het kost om over te stappen. Hoe voorkom je nu dat je moet overstappen naar een nieuw boekhoudprogramma? Hier vind je onze tips!

Tip 1: Allereerst is het belangrijk om goed uit te zoeken waar je nu eigenlijk precies naar op zoek bent.

Dit is nog niet zo gemakkelijk als je niet precies weet wat je nodig hebt. Laat je daarom goed adviseren. Let daarbij vooral op wat je mogelijk in de toekomst nog qua functionaliteit nodig hebt.

Tip 2: Kijk altijd eerst naar wat je nodig hebt, en daarna pas naar de prijs van een pakket.

Een boekhoudpakket mag dan goedkoop lijken, als het niet doet wat je wilt ben je later vele malen duurder uit.

Tip 3: Kies voor een pakket van een leverancier waarvan je verwacht dat deze nog een flinke tijd software zal blijven maken.

Een pakket van een nieuwe leverancier die net komt kijken, is nu eenmaal een verhoogd risico. Maar ook een leverancier die nauwelijks nog verder ontwikkelt aan het softwarepakket is een risico.

Bij Origoo helpen wij zzp’ers en ondernemers met het kiezen van het beste boekhoudpakket. Doe hier de gratis check om uit te vinden wat je nu écht nodig hebt. En ontvang binnen 24 uur jouw persoonlijke advies.

Heb je zelf tips om te voorkomen dat je opgesloten raakt in het systeem van een aanbieder? Laat dan hier je reactie achter.

Wil je een reactie geven op dit blog?
Dat kan natuurlijk!

Geef een reactie

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Machiel van Ginderen
oprichter van Origoo
Bio

Hallo. Al bijna 20 jaar help ik ondernemers en bedrijven bij het bedenken en doorvoeren van verbeteringen. Kijk vooral ook even op mijn persoonlijke Linkedin pagina om te zien voor welke organisaties ik zoal heb gewerkt en wat ik heb bijgedragen. Wat ik het liefste doe is ondernemers en bedrijven helpen met als doel resultaten te boeken. Daarom deel ik op dit platform mijn kennis en ervaring met jou. Ik wil op deze manier zoveel mogelijk mensen bereiken, waardoor nog meer verbeteringen gerealiseerd worden en meer succes wordt bereikt. Want daar word ik gelukkig van!!

Weten wanneer er weer een nieuw blog online staat? Laat je email achter en we mailen je direct.